用会议提升工作热情

会议并不一定会拉低士气或生产率。实际上,组织良好的会议,而不仅仅是死板的聚会或是工作日令人厌恶的打扰,可以切实提升员工的工作热情。

 

  虽然极不受员工欢迎,但会议仍然无处不在,而且已经有研究确认,繁多而无意义的会议是在职不满情绪的主要来源。尽管如此,仅在美国,每天就要召开超过1100万场商务会议。研究已经证实,大公司的管理者们每天将他们四分之三的时间花费在组织和召开会议上。

  然而,一项新的研究发现,会议并不一定会拉低士气或生产率。实际上,研究者发现,组织良好的会议,而不仅仅是死板的聚会或是工作日令人厌恶的打扰,可以切实提升员工的工作热情。

  鉴于会议通常被员工认为是固定工作的一部分——不像额外的培训课程或是室外拓展训练——因此是极有价值的、已经就位的工具,管理者们可以利用会议把已察觉到的工作中的消极方面转变为积极方面。为了做到这一点,研究者发现,管理者必须保证会议按照计划推进,让会议的主题与参会者相关,并乐意询问并接受下属的反馈。

  研究人员对超过300名职场人士进行了深度调查,这些人会参加他们的主管定期召开的会议,而其中有大约一半也管理他人。他们发现有两个好办法可以使管理者通过会议帮助员工发现更多工作的意义:一个是使会议能够跟与参会者有关的目标相联系,另一个是准时开始和结束会议,这两个方法都传递出对员工的尊重。员工往往觉得开会是对正常工作的打扰,或是浪费时间精力,并因此而消减工作热情。出于这个原因,作者建议管理者们应当考虑一个“退出”条款,这样员工们就可以从某些会议中解脱出来。

  研究还发现,拥有在会议上表达观点的能力确实能够提升员工的心理安全感(在适当的和有利的时候,能够在职场“做自己”令人感到安慰。)“从发言权角度来讲,理所当然地,如果在会议上员工不会因为分享了自己的观点而遭到人身攻击,员工会觉得有安全感,而他们在工作的其他方面也会拥有心理安全感,”研究者写道,“因此,会议可以成为提升安全感的场所,这种安全感随后会渗透的整个工作环境中。”

  在实践层面上,使大多数会议从训练管理者并提升他们的领导技能开始,应当是新任管理者培训流程的一个重要部分。研究者还建议建立会议评价体系,或给员工发放包含管理者掌控会议能力选项的问卷。企业还可以通过调查那些参加了给定时间范围内的会议的员工,来重点关注某些管理者。

  最后,为了使会议有更好的相关性,管理者们应当保证会议室里都是正确的人,并强调他们的工作目标和组织整体战略之间的关系。当主管们可以把个别会议的目的与公司的共同目标联系起来时,对员工来说会议就承载了更多的意义——至少不会让他们在终于可以走出会议室时不屑地转眼珠子。

【原文】http://www.strategy-business.com
【编译】李明阳
【来源】《管理学家》杂志2014年04月刊

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